通讯员：张惠军

9月22日，益阳市档案局副调研员蔡放鸣一行来我校专项督查档案工作，校党委委员、纪委书记郭勇干主持情况汇报会。

督查组采取“一听二看三查四反馈”的方式，听取了我校档案工作情况介绍，深入到档案室过细查看档案保管条件与档案资料收集整理情况。蔡放鸣对我校的档案工作取得的成绩给予高度评价和充分肯定，并鼓励我校申报特级档案室进而创办档案馆。

“十二五”时期，我校档案工作取得了显著成效。组织管理井然有序，强化管理体制，成立了学校档案工作领导小组，制订并落实了归档、保管、保密和、利用、安全保卫等档案工作制度。其中，《档案保密制度》、《文件管理制度》、《校领导阅文制度》、《部门领导保密制度》、《保密工作领导小组职责》、《保密守则》、《工作人员保密守则》、《机要人员保密制度》、《复印保密规定》等十几项涉及档案、保密的制度已制框上墙。同时，着力加强队伍建设。组织全员学习贯彻《档案法》和《湖南省档案管理条例》，档案人员具有大专以上学历或中级以上职称，其中不少为本科与研究生学历。专兼职档案员全部经过了一次或数次档案业务培训。结合学校推行校系两级管制度改革，学校档案工作领导小组严格履行职责，积极行使对本单位及各部门、单位的档案工作的监督指导职能，整体推进全校的档案工作协调联动，上台阶上水平。学校档案保管保护条件达标，行政楼三楼设置了档案库房，符合档案保护要求，档案用房有保障。档案室目前共设有8组符合统一规范要求的密集架，另有铁皮档案柜14个，质量与数量均能满足存放15年左右档案的需要。档案室内配有专门的电脑与软件，库房、办公室、阅览室相对隔离分开，功能分区明显。库房安装有空调、去湿机等设备，整个库房干净、整洁，无其他杂物堆放，管理有序。基础业务扎实到——在归档方面建立健全了有学校特色的规章制度，推行了文书处理部门和业务部门归档整理制。文书档案严格按《归档文件整理规则》进行整理，另外、行业的专门档案、科技档案、会计档案等相关档案按照各自的档案管理办法进行整理。其中，办公室统筹全校档案工作，注重做好了文书档案的规范和管理工作，及时有序地处理上级各种文件和网上文件的收发、传阅和分类归档整理。认真做好各级各类文件、通知的收转工作，并按文件、通知要求，协调处理好办公室职责范围内的事。并强化保密意识，两大公文系统（市委市政府、省教育厅省教育工委）文件实行专人接收传递，并严格内网管理，严防泄密。机要件收发严格履行签字盖章程序，五年多来，无泄密事件发生。规范了文件签阅审批程序，做好了校内各部门工作总结与计划的收集整理。做好各类文件的收发、复印、登记等工作，及时请领导阅办，并督查落实情况，做到处理有结果。严格执行上级部门和学校有关档案工作的规章制度，对各种文件材料认真收集、整理、归档，确保了档案、资料的齐全完整，实现了各类档案集中规范化管理，做到了档案工作的科学、高效、规范。“十二五”时期（2011－2015年）整理归档档案共计172盒（其中2011年永久16盒、30年13盒、10年12盒；2012年永久18盒、30年12盒、10年7盒；2013年永久23盒、30年16盒、10年10盒；2014年永久23盒、30年16盒，10年6盒；2015年待整理归档）。另外，印章档案、磁性载体档案与电子档案均按要求及时整理归档。学生工作处重点突出了学生档案、报到证、毕业证、学生资助等相关档案的管理，组织人事处突出了组织人事、师资劳资、党员等方面档案的管理。所有档案存放整齐划一，建立了全宗卷，有档案料存放示意图与检索索引，符合规范。对破损、霉变的档案进行了修复、复制，确保不缺档。根据规定，已将1996年以前的档案向市档案局进行了移交。学校成立了鉴定小组，按时完成到期档案的鉴定，建立档案管理基本情况统计台账，统计内容全面，数据准确。为方便档案查阅与开发利用，编辑有《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具，积极开展了档案借阅、利用服务工作。专职档案管理员蔡群英从事档案长达12年，熟悉所管范围及相关业务。“十二五”期间，来共接待校内外查档人员3000多人次，重点为历届毕业生补办毕业证、入学成绩、成绩单等查阅档案，使档案信息资源在服务师生、对外宣传、年鉴及党委执政实录编写和确认学生信息等方面发挥了应有的作用。在档案编研方面，编有本单位组织大事记、机构沿革、基础数字汇编。此外，档案室做好了统计工作，每年向赫山区统计局上报《限额以上服务业行政事业单位财务状况报表》等报表。